Centro de Serviços Compartilhados (CSC) e o Jurídico

Publicado em 28 de dezembro de 2015 por katia.bicudo

Quando se fala em CSC – sigla formada pelas iniciais das palavras Centro de Serviços Compartilhados – para um público de advogados, logo se associa o termo a algum tipo de sistema integrado de informações (ERP) ou mesmo a uma ferramenta de acompanhamento processual.

Embora muitas empresas no mundo e no Brasil trabalhem com CSC´s, ainda não é universal o entendimento sobre o conceito de serviços compartilhados, especialmente na área jurídica.

Por esta razão, abordaremos, de forma bastante sintética, a origem, conceito, objetivos, vantagens e fatores críticos de sucesso na adoção do Centro de Serviços Compartilhados e como esse novo modelo de gestão pode auxiliar a área jurídica na administração do contencioso.

Definição, Origem e Objetivos 

Os CSC´s consistem na centralização, em um ambiente, das atividades-meio (ou também chamadas atividades de suporte) de determinada empresa.

Geralmente, os CSC´s são implantados por empresas: a) multinacionais; b) que têm várias unidades pelo país; c) que têm atuação diversificada; d) que faturam em vários tipos de moeda.

Para ilustrar melhor, vamos imaginar uma empresa que fabrique diversos tipos de produtos alimentícios e farmacêuticos e que tenha várias unidades espalhadas pelo país. Logo, sua atividade-fim é a produção de produtos alimentícios e farmacêuticos. As atividades administrativas que suportam essa atividade-fim, tais como: controladoria, tesouraria, logística, recursos humanos, frota, marketing, jurídico, dentre outras, podem ser centralizadas em uma única unidade física e os serviços podem, de maneira padronizada e previamente estabelecida, ser prestados às demais unidades.

O CSC pode ser uma empresa específica, pode integrar a holding ou ser um centro de custo – dependendo da estrutura da organização. A escolha da forma de constituição do CSC requer uma prévia análise societária/tributária.

Geralmente, depois de tomada a decisão estratégica de criação do CSC, o prazo para implantação varia de três meses a dois anos, dependendo da complexidade do negócio, quantidade de unidades e pessoas envolvidas, sistemas existentes, orçamento do projeto, dentre outros fatores.

O conceito surgiu nas décadas de 60 e 70, em artigos de empresas que compartilhavam “armazéns” para estoque e distribuição de seus produtos. No modelo atual, o CSC surgiu em 1980, com as empresas HP e GE.

Os principais objetivos do CSC são: a) eficiência na prestação de serviços; b) padronização de processos e controles; c) redução de custos; e d) incremento da segurança empresarial.

Acordo de Nível de Serviço
Para que os serviços sejam devidamente prestados, é imprescindível a definição de prazos de atendimento, formas de solicitação, formulários a serem utilizados, procedimentos de avaliação etc.

Essas definições, assim como a remuneração (se houver) e a matriz de responsabilidades (entre clientes e prestadores de serviços) constarão do ANS – Acordo de Nível de Serviço, sendo que sua medição ocorrerá por meio de indicadores de performance, também conhecidos por KPI´s (sigla para Key Performance Indicator).

Existem diferentes categorias de indicadores, que podem ser: quantitativos, qualitativos, de atraso, de entrada, de processo, de resultados, práticos, direcionais, acionáveis e financeiros. Os KPI´s costumam ser medidos mensalmente e a avaliação do CSC pode ser na periodicidade que melhor atenda aos objetivos da companhia.

Os relatórios gerenciais representam importante ferramenta para a apresentação e a avaliação dos indicadores (KPI´s). Recomenda-se que as informações dos relatórios gerenciais sejam obtidas com a utilização de sistema jurídico atualizado, com diferenciação de perfis, rastreabilidade e histórico de acessos.

Obviamente que as empresas buscam vantagens na adoção dos CSC´s, dentre as quais podemos citar:

  • Foco no core business (atividade-fim)
  • Estratégias corporativas (facilidade nas fusões e aquisições de novos negócios)
  • Economias de escala e escopo
  • Padronização e otimização de processos
  • Maior expertise por meio da especialização
  • Localização do CSC em áreas com menores custos operacionais
  • Consolidação e controle de fornecedores
  • Transparência – acesso fácil e rápido a informações precisas
  • Melhoria no nível de prestação de serviços

No que tange à área jurídica, podemos destacar várias práticas do CSC que auxiliam na gestão do contencioso:

Definição de política de acordos para casos de menor complexidade e/ou valor

  • Definição da estratégia processual nas ações rotineiras – agilidade
  • Indicadores – apuração dos principais ofensores nas ações judiciais – prevenção
  • Avaliação objetiva da performance da equipe
  • Implantação de formulários para solicitação de subsídios, convocação de prepostos etc.
  • Relatórios gerenciais periódicos – controle quantitativo, qualitativo e financeiro de decisões e acordos – acompanhamento da evolução do contencioso
  • Avaliação formal e periódica de escritórios externos e prepostos
  • Controle mais eficiente do orçamento jurídico e das contingências judiciais
  • Procedimento para cumprimento de decisões e acordos
  • Gestão dos arquivos físico e digital

Como toda estratégia empresarial e todo modelo de atuação, podem surgir fatores críticos de sucesso, tais como:

  • Indefinição dos assuntos ordinários e estratégicos (“limbo”)
  • Falta de autonomia ao CSC (dentro das políticas estabelecidas)
  • Falta de comprometimento da alta direção em garantir os recursos necessários ao CSC (orçamento, equipe etc.)
  • Rigidez na execução do serviço, diminuindo a criatividade, a customização e a prontidão para mudanças
  • Gestão da equipe (plano de carreira, retenção de talentos e motivação no trabalho)
  • Baixo desenvolvimento de novas práticas
  • Distância física entre as áreas, podendo acarretar ruídos na comunicação

Quando surge a questão se o CSC é ou não o melhor modelo de gestão empresarial, a resposta deve considerar a cultura da empresa, sua localização, o tipo de negócio, o perfil de seus colaboradores, o orçamento para as áreas de suporte, o mapeamento dos processos internos e, principalmente, a maturidade da organização para migrar para um modelo que traz muitas vantagens, mas que também representa uma mudança significativa em relação ao que estamos habituados no mundo corporativo.

Todavia, não há dúvidas de que o CSC já é uma tendência mundial e que cada vez mais os departamentos jurídicos têm suas atividades abrangidas pelo compartilhamento.

Neste cenário, a avaliação se o CSC é a melhor alternativa talvez não nos caiba. Caberá sim, seja qual for o modelo de gestão escolhido, oferecer um serviço jurídico de excelência, com a melhor relação custo-benefício, garantindo a segurança empresarial da companhia e contribuindo para sua perpetuidade.

 

 

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