Abordagem de Compliance na Gestão do Contencioso

Publicado em 15 de fevereiro de 2016 por katia.bicudo

Compliance tem sido muito discutido na atualidade e sua complexidade está justamente em seus limites, ou seja, quando começa e quando termina a atuação ou os controles de compliance em uma organização.

E isso fica muito claro quando nós, na condição de advogados de departamentos jurídicos ou de escritórios terceirizados, apresentamos ou recomendamos as medidas de compliance necessárias à manutenção da segurança empresarial de nosso cliente.
Para que possamos avançar nessa questão, é oportuno destacar o conceito que adotamos para esse artigo, onde compliance constitui-se no conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.
Em termos conceituais, é comum o conflito entre o papel da auditoria e do compliance, sendo que as diferenças residem no caráter mais amplo, permanente e cultural das ações de compliance, as quais são realizadas, controladas e avaliadas continuamente na organização, estando direta ou indiretamente ligadas à própria identidade da empresa e aos valores e princípios por ela adotados.
Nos dias atuais, as preocupações e ações de compliance permeiam todas as áreas de uma empresa, seja ela pública ou privada. Todavia, encontramos sua origem na área financeira, cujo marco regulatório foi a criação do Banco Central Americano em 1913.
Ainda no século passado registramos diversos acontecimentos de repercussão mundial, os quais foram, ao longo dos anos, evidenciando a necessidade da criação e da manutenção dos mecanismos de compliance.
De forma muito resumida, podemos citar a Queda da Bolsa de New York em 1929; a criação da Política Intervencionista New Deal em 1932; a criação do FMI e do BIRD em 1945; a adoção dos Prudenties Securities entre 1945/1950; a contratação de Compliance Officers pela SEC em 1960 e em 1975 a criação do Comitê de Supervisão Bancária de Basiléia.
Com os escândalos Enron e Worldcom – marcados pela falta de transparência e manipulação de resultados  –  e a publicação da Sarbanes-Oxley Act em 2002, o século XXI começa no Brasil com uma série de medidas adotadas pelos setores financeiros com vistas a garantir segurança e confiabilidade para os investidores, acionistas, representantes públicos e para a própria sociedade.
E quais são os riscos de compliance?
De maneira sintética, podemos citar as sanções regulatórias, sanções jurídicas, perda financeira e perda da reputação.
Para inibir, minimizar ou anular tais riscos, algumas ferramentas foram desenvolvidas nos últimos anos, permitindo-nos destacar: a) conformidade com leis e normas internas; b) reporte de não-conformidades; c) segregação de funções; d) sistema integrado – confiabilidade das informações; d) políticas definidas; e) indicadores de produtividade, faturamento e lucratividade; f) auditoria interna; g) canais de comunicação com os públicos de relacionamento; e h) a existência de normas de ética e conduta.
No tocante ao jurídico, também foram identificados instrumentos que auxiliam na manutenção da confiabilidade e da precisão das informações e atividades envolvidas na gestão do passivo judicial e administrativo de uma organização, onde apontamos:

  1. Mapeamento das ações de massa e estratégicas
  2. Garantia da implantação e monitoramento de indicadores de performance
  3. Definição de critérios objetivos para a contratação, renegociação e avaliação formal dos escritórios externos
  4. Avaliação de viabilidade, implementação e monitoramento de política de acordos
  5. Aperfeiçoamento da comunicação entre empresa, jurídico interno e escritórios contratados – reuniões de alinhamento
  6. Estabelecimento de padrão para recebimento de correspondências pela empresa, troca de e-mails e correspondências
  7. Adoção de sistema atualizado, com diferenciação de perfis, rastreabilidade e histórico de acessos (identificar o sistema – interno ou de mercado – que mais se adapte à realidade da sua empresa)
  8. Contingenciamento das ações judiciais – definição de critérios objetivos
  9. Relatórios gerenciais – informações relevantes e “desejadas” pela Alta Direção
  10. Contratação de escritórios especializados em cada área de atuação (regionalização é um ponto importante)
  11. Exigência de um seguro de responsabilidade civil dos escritórios terceirizados
  12. Realização de auditorias esporádicas (amostragens)
  13. Formalização das normas da empresa, as quais devem ser escritas, aprovadas e divulgadas. A Intranet não substitui todas as formalidades.

Não é raro vir à tona a questão acerca da forma de instituição do compliance em uma empresa, ou seja, se deve ser uma área, uma diretoria ou um núcleo com as atividades pertinentes.
A resposta a essa pergunta vai depender da maturidade da companhia, da importância dada às questões de compliance e dos investimentos destinados às suas medidas e, principalmente, da sua cultura.

Em muitas organizações, as ações de compliance estão pulverizadas em todas as áreas, sendo sua adoção e eficácia responsabilidades de todos os gestores e colaboradores.

Em outras, entendeu-se que o controle, monitoramento e garantia das ações de mitigação de riscos estariam resguardados com a criação de um comitê multidisciplinar ou de uma diretoria ou gerência, com autonomia para sustentar a manutenção e continuidade de suas atividades.

Independentemente da forma escolhida, é extremamente importante que o advogado compreenda a dimensão do tema compliance para a gestão jurídica, enxergando que mais valiosa que a boa condução do contencioso (já tida como pressuposto básico) é evitar que ele aconteça. Compliance, no jurídico, é antes de tudo prevenção.

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